Doanh nghiệp tăng 500% hiệu suất cuộc gọi với tính năng Predictive Dialer

Chuyên mục

Tin Tức

Predictive Dialer là gì?

Predictive Dialer (Trình quay số dự đoán) là một phương pháp trong hệ thống Tổng đài Call/Contact Center để tự động quay số hàng loạt từ danh sách các số điện thoại có sẵn.

Với Predictive Dialer, các cuộc gọi được thực hiện tự động đến các số điện thoại từ danh sách, đồng thời giúp các Agents (Nhân viên tổng đài) loại bỏ các số bận, số chưa được trả lời, số không liên lạc được và số đã ngắt kết nối.

Tính năng này đem lại nhiều lợi ích cho quá trình làm việc của Agents. Thay vì phải tự tay quay số và đợi trên đường, Predictive Dialer giúp tiết kiệm thời gian và năng suất công việc. Agents không cần lo lắng về việc lọc và xử lý các cuộc gọi không thành công, mà có thể tập trung vào việc tương tác với khách hàng tiềm năng. Điều này giúp nâng cao hiệu suất cuộc gọi và đồng thời tối ưu hóa thời gian nhàn rỗi của Agents.

Predictive Dialer hoạt động như thế nào?

Đúng với tên gọi của nó, Predictive Dialer (Trình quay số dự đoán) tính toán tự động khi nào các Agents (Nhân viên) có sẵn và dự đoán số lượng cuộc gọi cần thực hiện trong lượt gọi tiếp theo.

Để đạt được điều này, trình quay số sử dụng thuật toán và kỹ thuật để phát hiện các trạng thái hộp thư thoại và loại bỏ chúng, tính toán những cuộc gọi không thể kết nối được với agent trong một khoảng thời gian xác định. Nhờ đó, trình quay số kích hoạt cơ chế điều tiết thông minh cho lượt quay số tiếp theo, nhằm giảm thiểu rủi ro khi gặp phải hàng loạt số điện thoại không thể tiếp cận.

Khi hoạt động hiệu quả, Predictive Dialer mang đến cho các doanh nghiệp một hệ thống gọi ổn định và giảm thiểu thời gian không hoạt động một cách tối thiểu.

Những ưu điểm và hạn chế của hệ thống Predictive Dialer

Ưu điểm

Từ những phân tích ở trên, Predictive Dialer (Trình quay số dự đoán) đem lại nhiều lợi ích giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của Agents khi quay số, thời gian chờ bắt máy (ringing), và tạo kết nối trực tiếp với khách hàng để sẵn sàng trò chuyện.

Ngoài ra, tính năng thông minh của Predictive Dialer còn giúp lọc và phân loại các cuộc gọi âm báo bận, nhầm số, cuộc gọi chờ, và thậm chí nhận diện các hộp thư thoại tự động (voicemail) hay thông báo từ nhà mạng.

Predictive Dialer nâng cao hiệu suất làm việc so với quá trình quay số thủ công ở hai khía cạnh quan trọng:

Tăng số lượng kết nối khách hàng trực tiếp và tối ưu hóa thời gian cuộc gọi.
Giảm thời gian rảnh của các Agent bằng cách tiếp tục quay số cho cuộc gọi tiếp theo kể cả khi Agent đang trong cuộc gọi, đồng thời bỏ qua các cuộc gọi không kết nối.

Hạn chế

Nhiều trường hợp doanh nghiệp sử dụng chức năng “robot detect” để xác định giọng nói con người, hệ thống có thể có một độ trễ từ 1 đến 3 giây trước khi kết nối khách hàng với Agents có sẵn.

Nếu danh sách database khách hàng không đủ chất lượng hoặc cấu hình số lượng cuộc gọi quá lớn so với số lượng Agents rảnh trên hệ thống, có thể xảy ra tình huống một số cuộc gọi đã kết nối được với khách hàng nhưng lại bị rớt. Tuy nhiên, những hạn chế này sẽ được khắc phục thông qua các bản cập nhật mới của hệ thống Predictive.

Tại sao Predictive Dialer lại tăng năng suất cuộc gọi với khách hàng?

Nhờ khả năng tăng cường hiệu suất cuộc gọi và giảm thiểu thời gian rảnh rỗi của Agents, Predictive Dialer (Trình quay số dự đoán) sẽ làm tăng năng suất và hiệu quả của cả doanh nghiệp nói chung và các Agents nói riêng.

Hệ thống Predictive Dialer dành cho ai?

Hệ thống đã được chứng minh và áp dụng thành công cho các bộ phận và nghiệp vụ sau đây:

Tiếp thị quảng cáo sản phẩm qua điện thoại, khảo sát nghiên cứu thị trường. – Telemarketing
Bán hàng, chào hàng qua điện thoại – Telesales.
Thông báo nhắc nợ, thu hồi nợ – Debt Collection.
Thẩm định, xác thực thông tin qua điện thoại – Verification.
Chăm sóc khách hàng, hậu mãi qua điện thoại – Happy call.

Qua việc áp dụng Predictive Dialer (Trình quay số dự đoán), các bộ phận và nghiệp vụ trên đã thu được hiệu quả cao và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình một cách hiệu quả.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống Predictive Dialer của VoiceCloud?

Tính năng vượt trội

Hệ thống Predictive Dialer của VoiceCloud đã nghiên cứu và phát triển nhiều tính năng vượt trội, mang lại những lợi ích ưu việt cho doanh nghiệp:

Tự động quay số dựa trên số lượng agent có sẵn, đảm bảo tối ưu hóa sử dụng nguồn lực.
Thiết lập số vòng quay và tỉ lệ quay số linh hoạt.
Thiết lập rule quay số linh hoạt cho tệp khách hàng, Ví dụ tự động ngừng gọi khi khách hàng khi có trạng thái là “Đã trả lời”
Chế độ hiển thị Popup các thông tin khách hàng nhanh chóng và ổn định trong hệ thống VoiceCloud, giúp Agents luôn nắm bắt thông tin cần thiết về khách hàng.

Tùy chỉnh chế độ kết thúc công việc sau cuộc gọi (AWC) của Agents: cho phép xử lý thông tin trước khi tiếp cuộc gọi tiếp theo, sau khoảng thời gian quy định hoặc tự động tiếp cuộc gọi tiếp theo mà không cần AWC.

Cập nhật thông tin theo thời gian thực, giúp Agents dễ dàng xử lý thông tin khách hàng và tăng năng suất làm việc.
Cung cấp giao diện quản lý chiến dịch và khách hàng đầy đủ, chi tiết, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược một cách hiệu quả.

Nhờ những tính năng trên, hệ thống Predictive Dialer của VoiceCloud mang lại sự linh hoạt, tăng cường hiệu quả và giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý và tương tác với khách hàng.

Hệ thống mạnh mẽ và ổn định

Hệ thống VoiceCloud đươc xây dựng trên mô hình sẵn sàng có khả năng phân tải cao, đảm bảo cam kết chất lượng dịch vụ với mức SLA (Service Level Agreement) lên đến 99.99%. Các ưu điểm của hệ thống bao gồm:

Hỗ trợ chăm sóc tệp khách hàng với số lượng lớn một cách linh hoạt.
Dễ dàng áp dụng cho nhiều module, bao gồm các chiến dịch (campain) và cuộc gọi nhỡ (Miss Call).
Đáp ứng được nhu cầu của các công ty lớn với việc chạy nhiều chiến dịch trong một ngày.
Tiết kiệm thời gian cho điện thoại viên, không cần phải thực hiện cuộc gọi bằng cách click.
Tăng hiệu suất làm việc và KPI cho các agent
Tạo ra hiệu quả tiếp cận khách hàng lớn trong phạm vi rộng hơn.

Với mô hình này, VoiceCloud mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống hiệu quả, linh hoạt và đáng tin

Khả năng phục vụ 24/7

VoiceCloud luôn đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 từ xa. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi đảm bảo việc bảo trì định kỳ, sao lưu dữ liệu và hệ thống, cũng như cập nhật phần mềm và các ứng dụng liên quan, nhằm đảm bảo hệ thống tổng đài của doanh nghiệp luôn hoạt động ổn định và đạt được hiệu quả tối đa.

Trên đây là những thông tin cơ bản về hệ thống Predictive Dialer. Nếu bạn muốn trải nghiệm hệ thống quay số Predictive Dialer thông minh của VoiceCloud hoặc cần tư vấn thêm thông tin, hãy liên hệ ngay để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm nhất từ đội ngũ chuyên gia của VoiceCloud

VoiceCloud cung cấp cho các doanh nghiệp giải pháp về tổng đài ảo đáng tin cậy và có uy tín. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY TNHH TMDV CÔNG NGHỆ SONG THÀNH

Địa Chỉ: Tầng lửng, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, P.7, Q.3, TP.HCM

Văn phòng giao dịch: 337 Hồng Bàng, Phường 11, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 1900 2028

Email: info@voicecloud.vn