Bí mật 10 lý do vì sao nhà hàng nên sử dụng tổng đài ảo VoiceCloud (phần 1)

Tổng đài ảo đang trở thành một trong những công cụ hỗ trợ quan trọng cho các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực nhà hàng. Với nhiều lý do đặc thù quan trọng, nhà hàng sử dụng tổng đài ảo để giúp cải thiện hiệu suất kinh doanh của mình. Trong bài viết này, Voicecloud sẽ “bật mí” cho bạn biết các lý do để các nhà hàng sử dụng tổng đài ảo nhằm tăng doanh thu, cải thiện chất lượng dịch vụ, đến tiết kiệm chi phí và thời gian.

Nâng tầm thương hiệu nhà hàng một cách chuyên nghiệp.

Khi gặp vấn đề cần liên hệ tổng đài để giải quyết, khách hàng đều có chung tâm lý mong muốn nhanh chóng nhận được phản hồi từ phía doanh nghiệp và không thích việc phải chờ đợi lâu. Thực tế thì thời gian chờ thường bị kéo dài do tổng đài viên tiếp nhận cuộc gọi đó không được trang bị đầy đủ thông tin, kiến thức để giải quyết vấn đề dẫn đến tình trạng cuộc gọi bị chuyển tiếp liên tục đến các bộ phận khác nhau.

IVR là tính năng lời chào tự động và điều hướng cuộc gọi theo kịch bản được doanh nghiệp đưa vào thao tác theo phím bấm. IVR cho phép khách hàng tiết kiệm thời gian và giải quyết các vấn đề của họ nhanh hơn trước đây. IVR có thể cung cấp cho người gọi thông tin họ đang tìm kiếm hoặc hệ thống có thể xác định nhu cầu của khách hàng để có thể chuyển họ đến đúng bộ phận hỗ trợ ngay mà không cần phải gọi lại nhiều lần. Nhờ đó, khách hàng sẽ cảm thấy thỏa mãn và hài lòng khi trải nghiệm dịch vụ của doanh nghiệp bạn.

Ví dụ khi khách hàng có vấn đề cần đại diện doanh nghiệp bạn giải đáp, họ sẽ gọi lên tổng đài doanh nghiệp. Mỗi một khách hàng gọi đến như thế tổng đài viên của bạn sẽ cần thực hiện xác minh thông minh khách hàng, hỏi khách cần gặp ai, muốn giải quyết vấn đề gì. Cách làm truyền thống này làm mất thời gian của khách hàng lẫn doanh nghiệp, đặc biệt trong tình huống số lượng cuộc gọi đến lớn và nhân viên tổng đài không thể xử lý kịp thời cùng lúc.  Tất cả các vấn đề trên sẽ được giải quyết đơn giản với hệ thống IVR qua mẫu lời chào IVR.

Bên cạnh các tính năng tổng đài Voicecloud còn giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu bằng các đầu số đẹp hoặc Voice Brandname giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu, xây dựng mối quan hệ gắn bó với khách hàng hiện tại, đồng thời gia tăng khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cùng ngành.

Quản lý tập trung tất cả các chi nhánh trên cùng một hệ thống.

Nếu bạn xây dựng tổng đài truyền thống, thì bạn sẽ cần phải mua hoặc thuê các tủ tổng đài có cấu trúc máy chủ mà bạn sẽ cần để thực hiện các cuộc gọi dựa trên internet. Tổng đài ảo thì không cần trang bị phần này mà thay bằng cách hệ thống máy chủ được phân tán ở một số vị trí địa lý và được quản lý bởi các nhà cung cấp dịch vụ.

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể mở rộng máy nhánh, chi nhánh, văn phòng một cách dễ dàng. Việc đầu tư cũng rất đơn giản, chỉ việc thông báo mở rộng với đơn vị cung cấp và trang bị thêm những thiết bị nghe gọi, hạ tầng mạng là đã có thể sử dụng hệ thống.

Với việc tổng đài Voicecloud hoạt động trên nên internet. Bạn sẽ dễ dàng quản lý hệ thống tổng đài thông qua các dashboard với nhiều phân quyền cũng như báo cáo. Từ đó có thể theo dõi lịch sử cuộc gọi riêng biệt cho từng chi nhánh và đánh giá hiệu suất công việc của từng chi nhánh này hoặc cùng từng nhân viên.

Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử cuộc gọi của từng KH.

Với Voicecloud mọi dữ liệu của khách hàng sau khi được mã hóa sẽ lưu trữ ngay trên hệ thống. Từ đó, những dữ liệu về khách hàng như: tên, số điện thoại, nghề nghiệp, tuổi tác cho đến những thông tin về quá trình mua hàng như ngày mua, tần suất mua, thời điểm mua hàng… hay một số thông tin về phản hồi mua hàng như: tương tác, những điểm không hài lòng của khách hàng…

Mọi thông tin trên đều được phân loại và quản lý một cách chi tiết, từ đó có những giải pháp nhằm giải quyết và đáp ứng kịp thời nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi quá trình chăm sóc khách hàng, nhắc nhân viên bám sát từng giai đoạn chăm sóc khách hàng.

Dễ dàng xử lý khiếu nại của Khách hàng thông qua hệ thống ghi âm cuộc gọi.

Chức năng của tổng đài ghi âm cuộc gọi giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp vì từ nay bạn có thể chủ động lắng nghe khách hàng.

Bạn có thể lọc và nghe lại các cuộc điện thoại than phiền, khiếu nại của khách hàng. Lắng nghe và thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng, yêu cầu của người tiêu dùng. Khi nghe lại cuộc gọi, bạn có thể đánh giá được phản ứng của khách hàng đối với dịch vụ bán hàng, chăm sóc người tiêu dùng của mình. Từ đó có những thay đổi và cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Bằng cách ghi âm lại các cuộc gọi điện thoại quan trọng, đảm bảo bạn không bị bỏ sót bất cứ thông tin nào. Bạn có thể sử dụng bản ghi âm như hợp đồng miệng để giải quyết các tranh chấp với khách hàng.

Ví dụ như khi khách hàng gọi điện thoại khiếu nại công ty. Nhân viên chăm sóc khách hàng đã hướng dẫn và đưa ra các giải quyết thỏa đáng. Nếu khách hàng vẫn chưa hài lòng và tiếp tục muốn khiếu kiện lên tòa án, cơ quan pháp luật. Thì doanh nghiệp có thể sử dụng file ghi âm cuộc gọi của khách hàng và nhân viên công ty như bằng chứng để xử lý các tranh chấp không đáng có trước tòa.

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Nếu như trước đây, tổng đài viên phải mất thời gian ngồi định tuyến xem khách hàng muốn gì rồi phân luồng yêu cầu khách hàng và phải học quá nhiều thông tin để kịp thời giải đáp thì nay. Với tính năng trả lời tự động của tổng đài Voicecloud sẽ giúp nhân viên của bạn tập trung vào đúng chuyên môn của mình.

Khi sử dụng tính năng trả lời tự động của Voicecloud, khách hàng gọi lên tổng đài  hệ thống sẽ tự động phân luồng yêu cầu của khách hàng và chuyển đến đúng nhân viên có chuyên môn để giải quyết thỏa đáng yêu cầu đó. Việc của bạn là chia nhân viên phụ trách một số vấn đề nhất định để nhân viên tìm hiểu chuyên sâu và giải đáp tận tình cho khách hàng chứ không ôm đồm, cái gì cũng phải biết như trước đây.

Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của công ty, tận dụng tính năng ưu việt của máy móc. Giảm gánh nặng công việc cho nhân viên mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng.

Tạm kết 

Với phần 01 của bài viết này, sẽ giúp cho bạn biết được kinh doanh ngành F&B không chỉ cạnh trạnh về mặt chất lượng sản phẩm, giá thành mà còn cạnh tranh cả về dịch vụ đi kèm, trong đó chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng. Hy vọng với bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu thêm một số chức năng quan trọng cho ngành F&B, từ đó có thể ứng dụng tổng đài chăm sóc khách hàng cho nhà hàng quán ăn của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Đón chờ phần 2 của bài viết để tìm hiểu thêm những tính năng ưu việt chỉ có tại Voicecloud.

VoiceCloud cung cấp cho các doanh nghiệp giải pháp về tổng đài ảo đáng tin cậy và có uy tín. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY TNHH TMDV CÔNG NGHỆ SONG THÀNH

Địa Chỉ: Tầng lửng, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, P.7, Q.3, TP.HCM

Văn phòng giao dịch: 337 Hồng Bàng, Phường 11, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 1900 2028

Email: info@voicecloud.vn