Ưu điểm và nhược điểm của VoIP – Bạn đã thật sự sẵn sàng lựa chọn?

Việc chuyển đổi cả hệ thống nghe gọi truyền thống sang VoIP thì doanh nghiệp nên tìm hiểu kĩ về ưu và nhược điểm, để sẵn sàng hơn trong việc chuyển đổi.

I.Ưu điểm

Voicecloud là công ty tiên phong trong việc cung cấp hệ thống Tổng đài VoIP, và chúng tôi biết ít nhiều về các ưu nhược điểm của VoIP. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về ưu và nhược điểm của nó:

• Giá rẻ
• Tăng khả năng tiếp cận
• Tính linh động vượt bật
• Khả năng nâng cấp mở rộng dễ dàng
• Các tính năng nâng cao phù hợp cho các nhóm nhỏ và lớn
• Chất lượng giọng nói rõ ràng hơn
• Hỗ trợ đa nhiệm
• Linh hoạt hơn với phần mềm gọi điện

1.   Chi phí thấp hơn

Dù lớn hay nhỏ thì đây chính là yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Vì vậy, bạn phải xem xét mọi cơ hội để có thể tiết kiệm chi phí. Đây là một cách có thể tiết kiệm chi phí đáng kể là sử dụng hệ thống tổng đài VoIP.

VoIP có thể giảm hóa đơn điện thoại của bạn xuống hơn một nửa so với hiện tại. Điều quan trọng cần lưu ý là việc chuyển sang VoIP không đảm bảo rằng chi phí điện thoại của bạn sẽ giảm mạnh. Các doanh nghiệp khác nhau và nhu cầu phát sinh cuộc gọi cũng khác nhau

Nhưng điều bạn có thể chắc chắn là chuyển sang VoIP sẽ tiết kiệm chi phí đáng kể. Tiết kiệm chi phí trong VoIP có hai cách: trực tiếp và gián tiếp.

1.1. Trực tiếp:

Khi nói đến tổng đài truyền thống (cố định), một doanh nghiệp phải chịu chi phí ban đầu lớn. Đặc biệt là dịch vụ hiển thị số điện thoại và phần cứng PBX.

1.1.1. Chi phí tổng đài

PBX (tổng đài chi nhánh riêng) là một phần cứng vật lý tại chỗ. Nó kết nối nhiều điện thoại cố định trong một văn phòng và có thể tốn một khoản tiền rất lớn. Chúng ta đang nói đến một số tiền bạn có thể khấu hao trong vài năm.

Khi đặt lên bàn cân thì có bình luận cho rằng điện thoại analog có giá tương đương với điện thoại IP. Tuy nhiên chi phí thật sự sẽ khác nhau khi có các tính năng được lắp đặt thêm.

Việc lắp đặt PBX tại chỗ là một công việc tốn kém về vốn, ngay cả một doanh nghiệp nhỏ với ít nhân viên cũng cần đầu tư vào phần cứng vật lý ban đầu.

Để nâng cấp từ hệ thống tổng đài truyền thống Analog sang VoIP, doanh nghiệp vẫn có thể dùng SIP Trunk (Session Initiated Protocol). SIP Trunk hoạt động như một đường dẫn kỹ thuật số nhưng vẫn giữ nguyên được phần cứng điện thoại của bạn bằng ATA Gateway. Với các lợi ích SIP Trunking mang lại gồm chi phí thấp hơn, dễ quản lý hơn, và bạn có thể kích hoạt sử dụng dịch vụ ngay lập tức

Các nhà quản lý áp dụng công nghệ SIP Trunk để bổ sung khả năng thoại mới cho hệ thống tổng đài hiện có.

1.1.2.Phí đi dây đồng

Các kết nối băng thông rộng (Cloud) không cần thêm dây vì mạng VoIP cho phép cả thoại và dữ liệu trên cùng một kênh. Trong giới CNTT và viễn thông, điều này được gọi chính xác là full-duplex. Đó là khả năng gửi, nhận thoại và dữ liệu đồng thời. Hầu hết các điện thoại bàn VoIP chỉ cần một Ethernet để kết nối với nó.

Cấp nguồn qua Ethernet (PoE) cho phép các văn phòng trở nên dễ dàng sử dụng hơn với nhân viên văn phòng. Ngoài ra, những văn phòng đó sẽ không cần thay đổi hệ thống dây điện của tòa nhà.

Hoàn toàn không dây? Dịch vụ VoIP chuyên nghiệp có sẵn ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn. Tính linh hoạt của VoIP là một chiến thắng lớn cho các doanh nhân cũng như doanh nghiệp.

1.1.3.Chi phí Gọi điện

Chi phí cuộc gọi cũng ở dạng chi phí trực tiếp. Các cuộc gọi từ tổng đài VoIP rẻ hơn so với Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) hoặc mạng điện thoại chuyển mạch kênh truyền thống.

Một lí do lớn cho điều này là do chi phí vận chuyển dữ liệu giảm mạnh. Ban đầu, dữ liệu được định giá đắt và ngoài tầm với của hầu hết các doanh nghiệp nhỏ. Thống kê tiết lộ rằng các doanh nghiệp nhỏ sử dụng VoIP có thể giảm đến 60% hóa đơn điện thoại, và cũng có thể tiết kiệm đến 90% cho các cuộc gọi quốc tế. Đó là một con số đáng kể mà chúng ta đang nói đến trong bất kỳ năm nào.

Tổng đài điện thoại truyền thống có giá cao hơn khoảng gấp đôi so với VoIP. VoIP mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp hoạt động trên toàn cầu.

1.1.4.Chi phí định kỳ

Một dịch vụ VoIP cũng cho phép các doanh nghiệp cắt giảm chi phí thường xuyên khác như thuế, sửa chữa và phí bảo trì. Các nhà cung cấp VoIP thường đưa các chi phí này vào các gói đăng ký, nhưng với giá rất ưu đãi.

Tất cả những chi phí này cộng lại làm cho dịch vụ VoIP trở thành một đề xuất hấp dẫn cho các công ty khởi nghiệp, công ty nhỏ và SMB đang phát triển.

1.2.Gián tiếp:

Tiết kiệm gián tiếp khó định lượng hơn, nhưng việc nhìn thấy điều đó cũng không kém phần quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số lĩnh vực phổ biến nhất mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền trong dài hạn.

1.2.1. Tiết kiệm với Làm việc Từ xa

Chuyển sang VoIP cho phép nhân viên luôn kết nối với hệ thống tổng đài của công ty ngay cả lúc làm việc từ xa. Đó là nhờ danh sách dài các tính năng của điện thoại VoIP như chờ cuộc gọi, tự động trả lời, gọi video tức thì, gọi hội nghị và những tính năng khác không được cung cấp bởi điện thoại Analog truyền thống.

Các nghiên cứu chỉ ra rằng điều này không chỉ có thể tăng năng suất của nhân viên mà còn có thể cắt giảm các tiện ích và không gian văn phòng.

Theo một phân tích gần đây của Global Workplace Analytics, một doanh nghiệp điển hình có thể tiết kiệm 11.000 đô la trên mỗi người mỗi năm bằng cách để họ làm việc tại nhà 50% thời gian.

1.2.2. Các tính năng cộng thêm mà không mất thêm chi phí

Chúng ta không thể phủ nhận rằng cả PBX truyền thống cũng hỗ trợ làm việc từ xa thông qua các chức năng như chuyển cuộc gọi, đổ chuông nhóm, xếp hàng cuộc gọi, v.v.

Về bản chất, những tính năng này không có trong một hệ thống PBX tiêu chuẩn. Thay vào đó, chúng là các tính năng bổ sung mà bạn phải trả tiền riêng.

Để so sánh, các dịch vụ Tổng đài VoIP bao gồm nhiều tính năng này mà không phải trả thêm phí cho bất kỳ tính năng nào bạn nghĩ có thể hữu ích cho doanh nghiệp của mình.

1.2.3. Thay thế nhân lực

Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào lễ tân/nhân viên trực điện thoại để xử lý các cuộc gọi điện thoại và nhận tin nhắn, thì tính năng IVR tự động cho phép bạn sử dụng lại vai trò đó mà không phải trả thêm phí.

Tất nhiên, một nhân viên lễ tân/nhân viên trực điện thoại sẽ có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều người, nhiều phòng ban hoặc các tập đoàn lớn với ngân sách lớn.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể gặp khó khăn trong việc này. Nhưng với tính năng tự động trả lời IVR chỉ cần một cú nhấp chuột, bạn đã miễn chi phí này.

2. Tăng khả năng tiếp cận

Bên cạnh hiệu quả chi phí, khả năng tiếp cận là một trong những lợi ích lớn nhất của VoIP đối với doanh nghiệp. Một lợi thế khác biệt mà Tổng đài VoIP dựa trên nền tảng Cloud mang lại là khả năng thực hiện cuộc gọi từ mọi nơi.

Bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi cho doanh nghiệp của mình, khi bạn không thể trả lời cuộc gọi, bạn có thể chuyển cuộc gọi đến một người khác hoặc nhận thư thoại qua email cho bạn. Đáng chú ý của VoIP là khả năng mang theo điện thoại smartphone của bạn mà không cần gì khác ngoài phần mềm softphone.

Trong khi tính chất công việc ngày càng di động, khả năng tiếp cận từ xa cho phép doanh nghiệp của bạn linh hoạt. Nhân viên hay di chuyển bên ngoài có thể làm việc hiệu quả ở bất kì đâu. Hơn nữa, nhân viên không cần phải có mặt tại văn phòng. Họ có thể làm việc trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ từ mọi nơi.

3. Tính di động hoàn hảo

Đầu số VoIP, còn được gọi là số ảo, chỉ cần kết nối là có thể sử dụng. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng cùng một số ở bất cứ nơi nào bạn đi.

Tốt hơn nữa, trong trường hợp doanh nghiệp của bạn thay đổi địa chỉ văn phòng làm việc, bạn có thể giữ nguyên số VoIP.

4. Khả năng mở rộng cao hơn

Khả năng mở rộng là một trong nhiều lợi thế của VoIP mà các doanh nghiệp đang phát triển nên sở hữu. Mặc dù đây là một khía cạnh thường được nói đến của VoIP, nhưng chính xác thì nó có nghĩa là gì?

Với khả năng này, mọi chủ doanh nghiệp sẽ ưu tiên một hệ thống điện thoại phát triển theo bước kinh doanh của họ. Giải pháp VoIP loại bỏ việc phải mua phần cứng đắt tiền hoặc đầu tư thêm đường dây điện thoại chuyên dụng khi doanh nghiệp muốn mở rộng:

+ Mở thêm chi nhánh mới, văn phòng mới

+ Chuẩn bị cho nhu cầu tăng đột biến trong những ngày lễ, tết

Hãy chuyển đổi tùy chọn của bạn ngay lập tức mà không cần phải mua thêm đường truyền hoặc phần cứng chuyên dụng.

5. Các tính năng nâng cao dành riêng cho các nhóm công việc

Với các tính năng nâng cao như lời chào tự động IVR và chuyển cuộc gọi, VoIP cho phép hoạt động của một người cũng có thể là đánh giá hình ảnh của doanh nghiệp lớn. Mặt khác, nó có thể làm cho một doanh nghiệp lớn cảm thấy dễ tiếp cận hơn với khách hàng của mình bằng tất cả những tính năng có sẵn.

Doanh nghiệp ở TP HCM nhưng lại mong muốn CSKH bằng đầu số của Hà Nội thì phải làm sao? Bạn chỉ cần đăng kí với các nhà cung cấp Tổng đài Voicecloud, bạn sẽ nhận được số điện thoại VoIP với mã vùng Hà Nội mà không phải gặp bất cứ trở ngại nào về địa lý.

Tương tự, tính năng IVR có thể khiến doanh nghiệp bạn trông lớn hơn so với hiện tại. Ví dụ: bạn có thể là chủ sở hữu duy nhất nhưng vẫn thiết lập lời chào tự động của mình để nghe có vẻ như bạn là một công ty có nhiều phòng ban, nhiều nhân viên.

VoIP mang lại lợi thế hơn các hệ thống điện thoại truyền thống với khả năng gọi đa bên. Các doanh nghiệp lớn và nhỏ thường cần một nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị riêng biệt cho phép nhiều người cùng tham gia một cuộc gọi, và tính năng được tích hợp ngay trong dịch vụ.

6. Chất lượng giọng nói rõ ràng hơn

Khi dịch vụ VoIP lần đầu tiên được triển khai, một trong những nhược điểm đáng kể nhất của nó là chất lượng cuộc gọi thấp.

Nhưng hiện nay, miễn là bạn có kết nối Internet nhanh và ổn định, thì chất lượng cuộc gọi không phải là vấn đề. Các cuộc gọi VoIP có xu hướng rõ ràng và rành mạch hơn.

Điểm mấu chốt của chất lượng cuộc gọi VoIP là Internet được kết nối mạnh mẽ với đường truyền băng thông tốt. Nếu điều này không được đáp ứng, có thể sẽ rất khó khăn để vận hành, đặc biệt nếu văn phòng của bạn thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời.

Điện thoại VoIP chấm dứt những gián đoạn đó để bạn có thể tập trung vào cuộc gọi. Những thiết bị hỗ trợ như micrô chống ồn và tính năng nén âm thanh tiên tiến cho phép điện thoại VoIP đạt được chất lượng âm thanh vượt trội.

7. Hỗ trợ đa nhiệm

Khác cuộc gọi điện thoại truyền thống, VoIP cho phép bạn gửi tài liệu, hình ảnh và video đồng thời tham gia vào một cuộc trò chuyện. Vì vậy, bạn dễ dàng tổ chức các cuộc họp hơn với khách hàng, nhân viên từ các nơi khác trên toàn cầu.

8. Tính linh hoạt hơn với phần mềm Softphone

Thay thế các điện thoại cứng, thì softphone là các chương trình được cài đặt trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh khác như máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh

Mặt lợi của việc có một chiếc softphone để liên lạc công việc của bạn chính là:

• Tiết kiệm không gian bàn làm việc
• Cắt giảm chi phí thiết bị điện thoại
• Mang lại tính di động cao hơn
• Cho phép nhân viên được kết nối liên tục

Hơn thế nữa, softphone cho phép bạn linh hoạt thông qua việc cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tính năng hỗ trợ làm việc từ xa.

9. Tăng cường bảo mật

Hầu hết mọi người không quan tâm đến việc dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về tính bảo mật của hệ thống tổng đài điện thoại. Bảo mật hệ thống điện thoại là một vấn đề lớn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp và khách hàng.

VoIP có thể giảm thiểu các mối đe dọa bảo mật bằng những tiến bộ trong công nghệ IP bao gồm mã hóa và quản lý danh tính. Các nhà cung cấp VoIP làm việc suốt ngày đêm để bảo vệ hệ thống của họ, vì vậy bạn không cần phải làm như vậy.

Vì vậy để bảo mật hệ thống VoIP, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp VoIP đáng tin cậy và có thâm niên trong lĩnh vực này thay vì chỉ đánh giá dự trên chi phí.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên hoàn thành các bản cập nhật hệ điều hành thiết bị hoặc phần mềm của hệ thống nhân viên một cách nhất quán, để đảm bảo doanh nghiệp của bạn không gặp rủi ro.

II. Nhược điểm

Mọi thứ có ưu điểm đều có nhược điểm của nó. Tổng đài VoIP không được miễn trừ khỏi quy tắc này.

Dưới đây là những nhược điểm liên quan đến dịch vụ VoIP mà bạn cần lưu ý:

+ Yêu cầu kết nối Internet luôn ổn định

+ Chập chờn và độ trễ thông tin

+ Không theo dõi được vị trí cho các cuộc gọi khẩn cấp

1. Yêu cầu kết nối Internet đáng tin cậy

Tổng đài VoIP của bạn chỉ tốt, khi kết nối internet của bạn mạnh. Nếu băng thông mạng của bạn thấp, dịch vụ sẽ bị ảnh hưởng.

VoIP không sử dụng nhiều băng thông như bạn nghĩ và các thiết bị VoIP cần được kết nối kỹ và cẩn thận hơn. Mỗi thiết bị phải có tốc độ tải lên ít nhất 100 kbps, kết nối tốt có ping và jitter dưới 70ms để không bị ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi.

Băng thông của doanh nghiệp cần sẽ phụ thuộc vào số lượng cuộc gọi đồng thời, qui mô công ty bạn. Cách tốt nhất để xác định điều này là kiểm tra băng thông mạng và thường xuyên.

2. Độ trễ thông tin (Latency) và Chập chờn (Jitter)

Ngoài tốc độ, có những vấn đề kết nối khác mà bất kỳ công nghệ dựa trên internet nào cũng có thể gặp phải: độ trễ và chập chờn.

Khi giao tiếp trực tuyến, mỗi tin nhắn (cho dù đó là email, video hay âm thanh) được chia thành các bit dữ liệu được gọi là “gói dữ liệu” (Data packets). Các gói này sau đó được tập hợp lại tại điểm đến dự định của chúng để tạo ra thông điệp ban đầu.

Độ trễ và chập chờn là khi các gói dữ liệu này gặp phải sự chậm trễ trong quá trình truyền hoặc được tập hợp lại không đúng cách. 

Những vấn đề này thậm chí có thể không xảy ra với mạng internet của bạn;  internet sửa đổi các tuyến dữ liệu, nhầm cung cấp lưu lượng truy cập một cách đáng tin cậy, để đường dẫn nhanh nhất đến đích. Những thay đổi này diễn ra tự động mà không cần đến tác động nào của bạn.

Tại sao độ trễ và chập chờn xảy ra:

• Kết nối Internet kém – VoIP yêu cầu nhiều băng thông hơn so với lướt web thông thường. Vì vậy, nếu bạn nhận thấy tốc độ Internet của mình đang không ổn định thì có thể kiểm tra và xem xét đến việc nâng cấp băng thông.
• Bộ định tuyến không phù hợp – Để dịch vụ VoIP chạy trơn tru, nó cần một bộ định tuyến VoIP chuyên dụng. Đây là một bộ định tuyến được cấu hình để ưu tiên cao hơn cho việc thực hiện đàm thoại qua dữ liệu.
• Không đủ cáp – Cáp Ethernet có nhiều loại hoặc nhiều mức công suất. Đối với VoIP, tốt nhất nên sử dụng cáp Ethernet Cat-5e hoặc cao hơn. Cáp thấp hơn có thể không hoạt động ở tốc độ đủ cao..

Cách khắc phục các vấn đề về độ trễ và chập chờn:

• Bật bộ đệm jitter – Tính năng này dễ thiết lập và được kích hoạt sẵn trên nhiều thiết bị.
• Chọn Internet tốc độ cao – Liên hệ với nhà cung cấp Internet của bạn về các tùy chọn băng thông khả dụng.
• Nâng cấp cáp ethernet – Sử dụng cáp Ethernet CAT-5e hoặc CAT-6 trên tất cả các thiết bị VoIP.

3. Theo dõi vị trí giới hạn cho các cuộc gọi khẩn cấp

Theo dõi vị trí là vấn đề cuối cùng của VoIP. Do tính di động và khả năng truy cập của VoIP, rất khó để các bên thứ ba xác định nơi bắt nguồn cuộc gọi.

Các cuộc gọi đến từ địa chỉ IP không có dữ liệu GPS. Mặc dù 99% người gọi không cần thông tin này, nhưng điều này thực sự gây ra vấn đề cho các dịch vụ khẩn cấp. Người gọi sẽ cần thông báo bạn đang ở đâu trong trường hợp khẩn cấp.

Sử dụng dịch vụ VoIP tại nhà

Bạn cần có điện thoại VoIP để kết nối với nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Bạn có thể thực hiện việc này thông qua bất kỳ cách nào trong ba cách sau:

• Kết nối VoIP chuyên dụng với ethernet Wi-Fi có dây của bạn
• Sử dụng điện thoại tương tự thông thường của bạn nhưng với bộ chuyển đổi điện thoại từ Analog sang VoIP
• Cài đặt ứng dụng softphone trên máy tính của bạn trang bị thêm micrô và loa hoặc tai nghe.

Dịch vụ VoIP cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp có xu hướng chuyển từ hệ thống điện thoại Analog dây đồng truyền thống sang hệ thống VoIP vì hai lý do:

• Hiệu quả đa kênh
• Chi phí thấp

Vì VoIP cho phép cả thoại và dữ liệu mạng chạy qua cùng một hệ thống internet và vì nó hoạt động với phần cứng hiện có của bạn, nên đây là một lựa chọn thay thế hấp dẫn cho các doanh nghiệp. Ngay khi bạn mở rộng đường truyền VoIP, nó vẫn có giá cả phải chăng hơn so với Tổng đài Analog.

Ngày nay, VoIP dành cho doanh nghiệp bao gồm những điều sau đây và được gọi là Truyền thông tổng hợp:

• Cuộc gọi điện thoại
• Fax
• Thư thoại
• E-mail
• Hội nghị web và hơn thế nữa

Do đó, VoIP có thể thúc đẩy tăng trưởng ở cả doanh nghiệp và SMB mà không cần nhiều ngân sách để làm việc.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ :

CÔNG TY TNHH TMDV CÔNG NGHỆ SONG THÀNH

Địa Chỉ: Tầng lửng, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, P.7, Q.3, TP.HCM

Văn phòng giao dịch: 337 Hồng Bàng, Phường 11, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 1900 2028

Email: info@voicecloud.vn