10 dấu hiệu cho thấy đến lúc cần nâng cấp hệ thống điện thoại của bạn

Nếu bạn đang xem xét nâng cấp hệ thống điện thoại, bạn có một số câu hỏi quan trọng cần được giải đáp.

Đây có phải là thời điểm thích hợp để nâng cấp? Việc nâng cấp có tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn không? Liệu thay đổi có xứng đáng không? Tôi có thực sự bỏ lỡ nhiều thứ nếu tôi không nâng cấp?

Hướng dẫn này dành cho bạn nếu bạn đang lo lắng về việc thay thế hệ thống điện thoại cũ của mình bằng một hệ thống VoIP hiện đại. VoiceCloud sẽ gợi ý bạn thông qua 10 dấu hiệu sau, đã đến lúc cần nâng cấp hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn:

1. Hệ thống điện thoại của bạn có chi phí quá cao

Hóa đơn điện thoại của bạn đang quá cao và không thể kiểm soát được? Nếu vậy, nâng cấp hệ thống điện thoại của bạn lên VoIP là một thay đổi quan trọng và tiết kiệm chi phí. Chi phí của các hệ thống điện thoại cũ tăng lên nhanh chóng do thiết bị, bảo trì, thay thế đường dây điện thoại mới, kỹ thuật viên vận hành và các cuộc gọi quốc tế.

Chuyển sang hệ thống điện thoại đám mây có thể tiết kiệm đến 60% hóa đơn điện thoại của bạn. Nó cho phép bạn:

• Sử dụng kết nối băng thông rộng hiện có thay vì phần cứng và hệ thống dây đắt tiền.
• Tiết kiệm chi phí gọi điện nhờ cước gọi quốc tế không giới hạn và cước phí thấp.
• Quản lý hệ thống điện thoại của bạn từ bảng điều khiển thân thiện với người dùng và để nhà cung cấp VoIP của bạn xử lý phần còn lại.
• Thêm các đường dây điện thoại mới, cũng như toàn bộ địa điểm mới, với chi phí tối thiểu.

2. Hệ thống điện thoại của bạn đang trở nên lỗi thời

Nó không chỉ tốn kém để duy trì mà còn phụ thuộc vào công nghệ đã bị lỗi thời. Mỗi khi thiết bị của bạn bị lỗi, bạn sẽ khó khăn hơn trong việc tìm kiếm các bộ phận thay thế và một kỹ thuật viên có thể xử lý sửa chữa.

Bạn cũng sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc bổ sung các giải pháp công nghệ mới vào công nghệ của mình nếu hệ thống điện thoại của bạn chạy chậm hơn một thập kỷ. Chúng sẽ không tương thích và nó sẽ mang lại cho bạn nhiều thất vọng hơn là lợi ích.

Bạn muốn thêm CRM, điện thoại văn phòng mới với các tính năng ưa thích hoặc các công cụ cộng tác nội bộ vào thiết lập của mình? Vậy hãy cân nhắc nâng cấp hệ thống điện thoại cùng một lúc.

3. Hệ thống điện thoại của bạn không thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn

Công ty của bạn đang phát triển nhanh và cần mở rộng các địa điểm mới?

Việc thêm đường dây điện thoại mới và mở văn phòng mới có phức tạp và tốn kém không?

Nếu bạn trả lời “Có” cho bất kỳ câu hỏi nào ở trên, thì bạn đã sẵn sàng cho một hệ thống điện thoại doanh nghiệp mới . Không có ý nghĩa gì khi giữ chặt một hệ thống điện thoại làm chậm sự phát triển của doanh nghiệp bạn hoặc ngăn cản sự phát triển hoàn toàn.

VoIP dễ dàng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp của bạn khi bạn phát triển và mở rộng. Việc thêm điện thoại mới và người dùng có thể được thực hiện chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các tính năng gọi điện để phù hợp với những ngày có quá nhiều cuộc gọi. Bạn sẽ không có được khả năng mở rộng và tính linh hoạt này với các hệ thống cũ.

4. Hệ thống điện thoại của bạn thiếu các tính năng quan trọng

Bạn có thể hoàn toàn hài lòng với các chức năng của hệ thống điện thoại hiện tại, tất cả chỉ đơn giản là thực hiện và nhận cuộc gọi, và điều đó hoạt động tốt, phải không?

Tuy nhiên cần suy xét lại rằng:

Các tính năng đi kèm với điện thoại VoIP có thể đưa năng suất của mọi người lên một tầm cao mới. Đó không chỉ là về những cuộc điện thoại mà còn về mọi thứ diễn ra xung quanh họ.

Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi về quy trình giao tiếp kinh doanh hiện tại của mình:

• Ai trả lời cuộc gọi của khách hàng? Các cuộc gọi có được định tuyến dựa trên loại khách hàng, vấn đề và mục đích hay không hay nó kết thúc với bất kỳ tác nhân có sẵn nào?
• Khách hàng của bạn có phải xếp hàng lâu trước khi họ nói chuyện với người trực không?
• Bạn có thể giám sát chất lượng cuộc gọi của mình không?
• Nhân viên của bạn có cần ghi chép thủ công các thư thoại mà họ nhận được không?

Nếu những câu hỏi này cho bạn thấy rằng bạn có thể có quy trình làm việc hiệu quả hơn nhiều, thì bạn cần các tính năng mới. Nâng cấp hệ thống điện thoại của bạn sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập định tuyến cuộc gọi, tự động trả lời , ghi âm cuộc gọi , thư thoại và nhiều tính năng khác sẽ thay đổi cách bạn giao tiếp.

5. Hệ thống điện thoại của bạn dễ bị ảnh hưởng khi mất điện

Nếu hệ thống điện thoại của bạn bị lỗi, bạn có thể tiếp tục hoạt động không? Khách hàng của bạn vẫn có thể chờ đợi nhận được những gì họ cần từ bạn?

Nếu câu trả lời của bạn là “Không”, điều đó có nghĩa là mọi sự cố ngừng hoạt động của hệ thống điện thoại đều tạo ra sự thất vọng cho khách hàng của bạn và khiến doanh số bán hàng (và dòng tiền) của bạn bị đình trệ.

Những thảm họa thiên nhiên như lũ lụt, bão và động đất, cơ sở hạ tầng lạc hậu và thiết bị cũ kỹ đều có thể khiến hệ thống điện thoại truyền thống của bạn bị loại khỏi trò chơi. Sự cố mất điện không chỉ tốn kém để sửa chữa về mặt vật lý mà còn vì chúng có thể dẫn đến giảm doanh số bán hàng và thậm chí gây tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp về lâu dài.

Khi bạn nâng cấp hệ thống điện thoại của mình, đây là cách bạn được bảo vệ khỏi những rủi ro này:

• Đường dây điện thoại chạy qua internet, vì vậy các yếu tố như thời tiết xấu sẽ không làm gián đoạn dịch vụ của bạn
• Nếu dịch vụ bị gián đoạn, các cuộc gọi đến của bạn có thể được chuyển tiếp tự động đến một số khác, chẳng hạn như thiết bị di động.
• Nếu sự cố xảy ra, nhà cung cấp dịch vụ của bạn có thể khắc phục sự cố và khắc phục sự cố từ xa.

6. Hệ thống điện thoại của bạn có lỗ hổng bảo mật

Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn, bảo mật không bao giờ là kém quan trọng.

Nếu bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống, còn được gọi là Hệ thống điện thoại cũ (POTS) , các cuộc gọi của bạn được truyền bằng tín hiệu âm thanh mà kẻ tấn công có thể dễ dàng chặn được, quá nguy hiểm để thực hiện.

Mặt khác, hệ thống điện thoại VoIP cung cấp độ bảo mật, độ tin cậy và quyền riêng tư cao hơn cho các doanh nghiệp. Các nhà cung cấp VoIP đầu tư vào bảo mật cấp cao nhất bằng cách sử dụng Bộ điều khiển biên phiên (SBC). SBC hoạt động như tường lửa duy trì hiệu suất và định tuyến cuộc gọi hợp lý, vì vậy dữ liệu của bạn không bao giờ rơi vào tay kẻ xấu.

Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn cũng có thể cần phải tìm kiếm các chứng nhận này trong nhà cung cấp VoIP của bạn:

• Tuân thủ HIPAA nếu bạn là nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe
• Tuân thủ PCI nếu bạn chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng
• ISO / IEC 20071 là tiêu chuẩn toàn cầu để đánh giá các mối đe dọa an ninh
• Tuân thủ SOC 2 về quyền riêng tư, bảo mật, tính khả dụng và tính toàn vẹn của dữ liệu

Hệ thống điện thoại đám mây đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt nhất. Đừng chậm trễ việc bảo mật hệ thống điện thoại của bạn và đợi cho đến khi quá muộn.

7. Chất lượng cuộc gọi và độ tin cậy của bạn ngày càng kém đi

Một trong những cách nhanh nhất để tỏ ra thiếu chuyên nghiệp trước khách hàng là thông qua cuộc gọi bị ngắt hoặc chập chờn.

Chất lượng âm thanh kém sẽ buộc bạn phải tự lặp lại hoặc yêu cầu người gọi của bạn làm như vậy, tiếng ồn xung quanh quá nhiều  và các cuộc gọi hội nghị không hiệu quả.

Nếu đây là thực tế hiện tại của bạn, đã đến lúc nâng cấp lên giải pháp VoIP.

Có thể thực hiện các cuộc gọi chất lượng cao trên VoIP nhờ codec thoại HD nén và giải nén âm thanh để truyền nhanh qua internet. Công nghệ này hoạt động trơn tru thông qua điện thoại VoIP và các ứng dụng softphone .

Những tiến bộ về chất lượng thoại trên VoIP sẽ khiến bạn cảm thấy như thể bạn đang ở cùng phòng với người gọi của mình.

Phần tốt nhất? Sau khi bạn có hệ thống điện thoại đám mây, điện thoại bàn VoIP tương thích hoặc ứng dụng điện thoại di động với đủ băng thông, thì bạn không phải làm thêm bất cứ điều gì để trải nghiệm giọng nói ở chất lượng cao.

8. Hệ thống điện thoại của bạn không thể hỗ trợ nhân viên từ xa

Với rất nhiều công ty  ngày nay có nhân viên làm việc từ xa. Công ty của bạn có phải là một trong số họ không? Nếu không, điều gì đang kìm hãm bạn? Rất có thể câu trả lời là “Chúng tôi chỉ không biết làm thế nào để điều đó xảy ra với hệ thống điện thoại hiện tại của chúng tôi.”

Nếu nhân viên của bạn thực hiện và nhận nhiều cuộc gọi nhưng lại hay đi công tác thường xuyên, thì đây là một thách thức hợp lý. Bạn không thể dùng số điện thoại công ty của bạn khi đi ra ngoài.

 Với VoIP, nhân viên của bạn có thể di chuyển linh hoạt hơn. Khi bạn dịch chuyển hệ thống điện thoại của mình lên đám mây, nhân viên của bạn không cần phải kết nối với cùng một mạng lưới đường dây điện thoại vật lý nữa. Họ có thể dùng số điện thoại và tất cả các tính năng của điện thoại công ty ở nhà thông qua softphone hoặc điện thoại bàn VoIP.

Nâng cấp này sẽ giữ cho toàn bộ lực lượng lao động của bạn được kết nối thông qua một hệ thống điện thoại duy nhất dễ quản lý. Các nhóm từ xa của bạn luôn có tổ chức, tập trung và linh hoạt trong ngày làm việc của họ.

9. Doanh nghiệp của bạn cần thông tin liên lạc hợp nhất

Một nhược điểm khác của hệ thống điện thoại truyền thống là nó tồn tại bên ngoài các hệ thống liên lạc kinh doanh khác của bạn. Nếu bạn sử dụng bất kỳ thứ gì khác ngoài cuộc gọi điện thoại và thư thoại, bao gồm email, trò chuyện, tin nhắn văn bản và cuộc gọi web, âm thanh và hội nghị video thì bạn không thể tích hợp điện thoại của mình với phần còn lại.

Truyền thông hợp nhất mang tất cả các kênh liên lạc của bạn lại với nhau. Nó sắp xếp hợp lý cả giao tiếp bên trong và bên ngoài của bạn.

Truyền thông hợp nhất là dịch vụ ( UCaaS ) với một mô hình truyền thông hợp nhất cho phép bạn chạy tất cả các hệ thống và công cụ của mình từ cùng một giải pháp phần mềm.

UCaaS cho giao tiếp nội bộ của bạn là đồng  nghĩa với việc bạn đang đưa các cuộc họp, cuộc gọi, chia sẻ tệp, trò chuyện, nhiệm vụ và tất cả các hoạt động liên quan nội bộ tới một nơi và có thể truy cập từ bất cứ đâu.

Nó cũng thúc đẩy sự duy trì và lòng trung thành của khách hàng vì nó cho phép khách hàng của bạn chọn kênh mà họ có thể liên hệ với bạn để bạn có thể phục vụ họ tốt hơn. Nếu ai đó liên hệ với bạn qua email, điện thoại và trò chuyện trên trang web, UCaaS giúp bạn có thể theo dõi tất cả các tương tác này ở một nơi.

Kết quả cuối cùng? Khả năng kết nối tối ưu. Bạn sẽ được làm việc với các nhóm siêu tập trung và cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt cho khách hàng của mình, tất cả từ một nơi.

10. Hệ thống điện thoại có rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn

Đây là câu hỏi cuối cùng dành cho bạn: trên thang điểm từ 1 đến 10, hệ thống điện thoại của bạn quan trọng như thế nào đối với sự thành công trong kinh doanh của bạn? Nếu bạn sử dụng nó để cung cấp dịch vụ khách hàng, làm hài lòng khách hàng, nói chuyện với khách hàng tiềm năng, chốt doanh số và cộng tác với đồng nghiệp, thì bạn đã đạt gần 10 đấy.

Nói cách khác, hệ thống điện thoại của bạn là thứ tạo nên hoặc phá vỡ năng suất, lòng trung thành của khách hàng và cơ hội mang lại doanh thu mới cho bạn.

Nếu bạn không thể làm việc mà không có hệ thống điện thoại của mình, bạn cần có một hệ thống mà bạn có thể dựa vào trong mọi trường hợp. Và nếu cái bạn hiện có không cung cấp cho bạn điều đó, thì đã đến lúc nâng cấp.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ :

CÔNG TY TNHH TMDV CÔNG NGHỆ SONG THÀNH

Địa Chỉ: Tầng lửng, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, P.7, Q.3, TP.HCM

Văn phòng giao dịch: 337 Hồng Bàng, Phường 11, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 1900 2028

Email: info@voicecloud.vn